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Gestion de contenu d'entreprise ou GED, quelles différences ?
Certains d’entre vous ont au sein de leur entreprise du matériel GED c’est-à dire une solution de Gestion Électronique de Documents.
Mais c’est quoi au juste ?
La GED désigne un processus de gestion des documents dans une organisation.
Dans un lieu unique vous aurez la possibilité de stocker, numériser, classer vos données, gérer leurs accès et les archiver.
Tout est géré en temps réel dans votre solution GED. Vous avez la possibilité de créer votre circuit et flux de gestion de documents. Toutes vos informations sont centralisées et améliorent la collaboration entre les services tout en facilitant l’accès aux données.
Exemples de mise en situation :
• La numérisation : Scannez vos documents papiers puis traitez votre contenu texte avec un logiciel OCR (reconnaissance optique des caractères). Votre document sera classé en fonction de son contenu et sera référencé.
• Le stockage : En cas d’accidents comme des pannes de matériels ou d’incendies, des copies de vos sauvegardes sont effectuées et sont accessibles en un temps d’accès rapide.
• La recherche : Vous perdez du temps à rechercher vos documents ? Avec une solution GED, votre document préalablement numérisé ou stocké, sera classé, référencé et indexé. Vous retrouverez alors votre document en fonction du type de fichier, sa date de création, son créateur ou même son contenu.
• La sécurité : Vous avez des documents à données confidentielles ? Vous devez créer des accès auprès de certains collaborateurs. Vous pouvez configurer de simples accès de lecture, de modification, ou de partage pour vos collaborateurs ou pour des services entiers suivant l’arborescence de votre organisation.
• L’archivage : Ne remplissez plus votre armoire à papier et stockez les données qui doivent être légalement ou juridiquement conservés.
Pour en savoir plus sur nos solutions GED pouvant améliorer la productivité de vos collaborateurs, rendez-vous sur notre page Gestion Electronique de Documents.
DocuRex, l'évolution d'une solution GED
DocuRex est un logiciel GED vous permettant de gérer, rechercher, partager, imprimer et de sécuriser les documents de votre entreprise. Centralisez l’ensemble des documents entreprise dans un lieu unique à destination des employés suivant leurs droits d’utilisation. Vos documents sont accessibles où et quand vous le souhaitez. Une simple recherche sur DocuRex vous permettra de trouver les documents dont vous avez besoin.
Pour en savoir plus rendez-vous sur notre page DocuRex.
Quel est la différence avec une gestion de contenu d'entreprise telle que notre solution DocuRex ?
Une solution de gestion électronique de documents classe et traite vos documents tandis qu’une solution de gestion de contenu d’entreprise est basée sur quelques fonctionnalités GED mais de façon plus poussée.
En soit, c’est une évolution de la GED qui permet d’accélérer et d’automatiser les traitements documentaires. Une solution de gestion de contenu d’entreprise est personnalisée et s’adapte à un processus métier.
3 solutions pré-configurées existent actuellement avec notre logiciel DocuRex :
• Ressources humaines : La plateforme DocuRex permet d’enregistrer, d’organiser et de rechercher des données. Organisez ainsi tous les documents ayant trait aux employés.
• Relation client : Les équipes optimisent chaque étape du parcours d’achats de leurs clients (suivi des offres, des commandes, factures en temps réel).
• Facture fournisseur : Via la suppression des processus papiers et des tâches manuelles, vous révolutionnez vos opérations en permettant à vos collaborateurs de se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée.
Installée en local ou 100% cloud, la gestion de contenu d’entreprise traite des sources multiples comme les documents papiers, emails, fax, documents électroniques ou des images (médicales, de PAO ect).
L’ECM DocuRex a de nombreux avantages tels que :
• Une augmentation de la productivité des collaborateurs en simplifiant l’accès et la recherche d’information et un gain d’agilité au coeur de votre organisation.
• Une meilleure sécurité et contrôle de l’information avec une réduction des risques de failles de sécurité et de confidentialité.
• Des coûts de déploiement et d’installation inférieurs à une solution manuelle ou interne.
Pour en savoir plus sur l’une de nos solutions GED ou ECM tel que DocuRex, rendez-vous sur notre nos pages Gestion électronique de documents ou sur Gestion de contenu d’entreprise.
